Vergadering & Besluitvorming

Of een vergadering geldig is, hangt af van het quorum. Het quorum is het minimumaantal eigenaars dat aanwezig of via een volmacht vertegenwoordigd moet zijn om besluiten te mogen nemen. In de meeste splitsingsreglementen staat een vast aandeel van het totaal. Bijvoorbeeld de helft of meer dan de helft van de stemmen. Wordt dat niet gehaald, dan is een besluit doorgaans niet geldig. Sommige reglementen kennen wel een tweede vergadering waarin besluiten met een lager quorum kunnen worden genomen.

Of een volmacht geldig is, hangt af van wat uw splitsingsreglement vereist. In veel reglementen is de volmacht schriftelijk en vermeldt uw naam, de naam van de gevolmachtigde en de datum van de vergadering. Sommige reglementen stellen aanvullende eisen. Bijvoorbeeld een maximum voor het aantal volmachten dat één persoon mag uitbrengen. Of een verbod op volmachten aan bestuursleden. Bij een beperkte volmacht legt u per agendapunt steminstructies vast. Twijfelt u of uw reglement een bepaalde vorm voorschrijft? Dan kunt u dat het beste bij uw bestuur navragen.

De meeste splitsingsreglementen schrijven voor dat van elke vergadering notulen worden gemaakt. Notulen zijn het schriftelijke bewijs van wat er is besloten. Hoe gedetailleerd de notulen zijn en wie ze ondertekent, verschilt per VvE. Het reglement geeft daar uitsluitsel over. Doorgaans stelt de vergadering ze in de volgende bijeenkomst vast. Heeft u ze niet ontvangen, dan kunt u ze als eigenaar in beginsel opvragen bij het bestuur.

Een besluit van de vergadering kan vernietigbaar zijn als de wet, de splitsingsakte of het reglement niet goed is gevolgd (art. 5:130 BW). Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als niet alle eigenaars zijn opgeroepen, of als de juiste meerderheid niet is gehaald. U vraagt een vernietiging aan bij de kantonrechter. De termijn is kort: in beginsel een maand na de dag waarop u van het besluit kennis heeft kunnen nemen. Of vernietiging kansrijk is, hangt af van de feiten en de aard van de fout.

Het stemrecht in een VvE hangt af van het eigenaarschap en het breukdeel, niet van nationaliteit. Een eigenaar uit het buitenland heeft dus dezelfde stemrechten als een eigenaar uit Nederland. Praktisch verloopt de vergadering doorgaans in het Nederlands. Een vertaling of samenvatting in een andere taal kan helpen, maar uw VvE is daar niet altijd toe verplicht. Wat in uw VvE is afgesproken, leest u in het reglement of in eerdere notulen.

In sommige modelreglementen is een besluit zonder vergadering mogelijk. Doorgaans kan dat alleen als alle eigenaars schriftelijk instemmen. Komt die unanieme instemming er niet? Dan is een besluit zonder vergadering in de meeste gevallen niet geldig. Of schriftelijke besluitvorming in uw VvE is toegestaan, leest u in uw splitsingsreglement.