Conflict VvE-bestuur

Bij wie u moet zijn, hangt af van wie wat doet binnen uw VvE. Soms ligt uw vraag bij het bestuur, soms bij de beheerder. Het bestuur bestaat doorgaans uit één of meer eigenaars die door de vergadering zijn benoemd. Het bestuur voert de besluiten van de vergadering uit. Een beheerder is meestal een externe partij. In opdracht van de VvE regelt deze de administratie, financiën of het onderhoudscontact. Een conflict over inhoud of bevoegdheid ligt meestal bij het bestuur. Een conflict over uitvoering of facturen ligt meestal bij de beheerder. Wat in úw VvE precies bij wie ligt, kan per organisatie verschillen. Het staat doorgaans in uw beheercontract en reglement.

Of een bestuur een besluit zelf mag nemen, hangt af van het soort besluit én van uw reglement. Voor het dagelijks beheer mag het bestuur in de meeste gevallen zelfstandig handelen (art. 5:131 BW). Denk aan kleine reparaties of een loodgieter inschakelen bij een spoedeisende lekkage. Voor grotere besluiten is meestal een vergaderbesluit nodig. Denk aan groot onderhoud, langlopende contracten of het vaststellen van de begroting. Wat in úw VvE als "groot" of "klein" geldt, hangt af van uw splitsingsakte en reglement. Daarin staan vaak uitgavengrenzen en regels over meerderheden.

Of het ontslag van een bestuurder haalbaar is, hangt af van wie meedoet en wat uw reglement zegt. In de meeste gevallen kan de vergadering een bestuurder op elk moment ontslaan, ook tijdens een buitengewone vergadering (art. 5:131 BW). Welke meerderheid daarvoor nodig is, staat in uw splitsingsreglement. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld bij ernstig verwijtbaar handelen, kan ook de rechtbank een bestuurder ontslaan. Dat is een zware route die tijd en kosten meebrengt. Vóór een ontslagvoorstel helpt het om met meerdere eigenaars een duidelijk en feitelijk beeld op tafel te leggen.

Of u een jaarrekening en inzage kunt afdwingen, hangt af van twee dingen. Wat zegt uw reglement, en hoe concreet is uw verzoek? Leden van een VvE hebben in principe recht op een jaarlijkse verantwoording door het bestuur. Ook is er recht op inzage in de financiële administratie. Een eerdere uitspraak van de rechtbank Rotterdam laat zien hoe dit kan lopen. Tien eigenaars kregen inzage in de administratie van hun VvE toegewezen, nadat het bestuur dat lange tijd had geweigerd (ECLI:NL:RBROT:2024:9677). Of het in úw situatie ook zo loopt, hangt af van uw verzoek én de redenen die het bestuur geeft. Een gezamenlijk schriftelijk verzoek met een concrete lijst van stukken vergroot doorgaans de kans op een goed gesprek.

Of u zelf een extra vergadering kunt laten bijeenroepen, hangt af van uw reglement. Daarin staan de voorwaarden en het minimumaantal eigenaars. In de meeste reglementen kan dit als een minimumaantal eigenaars erom vraagt. Vaak gaat het om eigenaars die samen een bepaald deel van het stemrecht hebben. Maar het exacte aantal en de procedure verschillen per reglement, dus dat leest u na in uw splitsingsreglement. Vraagt u dit samen aan? Het helpt om vooraf een korte agenda en de aanleiding op papier te zetten.

Of een VvE zonder bestuur snel weer normaal werkt, hangt af van de eigenaars. Zijn zij bereid om bij elkaar te komen? In de meeste gevallen kan de vergadering een nieuw bestuur kiezen, eventueel een interim-bestuur of een externe beheerder. In bijzondere gevallen kan de kantonrechter op verzoek een bestuurder benoemen. Dat kan als de vergadering daar zonder goede grond niet uit komt. Een VvE zonder bestuur kan tijdelijk geen rechtsgeldige besluiten nemen en geen contracten aangaan. Juist daarom is een snel gesprek tussen eigenaars vaak de eerste logische stap.